たまには友人や恋人、異性の友達と楽しい計画を立てることもあるでしょう。
でも、予期せぬ事態が起こったり、他に魅力的な予定が入ったりすることもあります。はじめは参加するつもりだったけれど、日が近づくにつれて気が重くなることもありますよね。
自分で提案したアクティビティをキャンセルすることに罪悪感を感じる人もいるかもしれません。
「どうやって上手に断ればいいのか？」
「どんな言葉を選べば相手が納得するだろうか？」
このように考えてしまうことは珍しくありません。
この記事では、自分から誘った予定をスムーズにキャンセルする方法や、心地よく断るコツをいくつか紹介します。
自分で提案した予定をキャンセルする戦略
自分が提案し主導した予定をキャンセルする際、他人からの誘いを断るのと大差ありません。
キャンセルの一般的な理由は次の通りです：
・予定外の用事ができた（例：急なアルバイトが入った、家族の体調が悪くなったなど）
・自分自身の体調不良
自分からの誘いをキャンセルする際、キャンセル自体よりも、その後の関係の維持が重要となります。
この点については、後のセクションで詳しく解説します。
したがって、キャンセルする際には、上記のような一般的な理由を挙げることが適切です。
自分からの誘いをキャンセルする際の手順
自分から誘っておいてキャンセルすると、相手を困惑させてしまうことがあります。
「どうして自分から誘ったのにキャンセルするの？」
「何があったの？」
このような疑問や不快感を抱かせないために、キャンセルを伝える際のマナーやその後の対応が非常に重要です。
ここでは、スムーズにキャンセルを伝えるための重要なポイントを紹介します。
心からの謝罪を表す
・できるだけ早めに謝罪する
次の機会につながる代案を提案する
これらのポイントについて、次に詳しく解説します。
誠実な謝罪の方法
自分から誘いをキャンセルする際には、たとえやむを得ない事情があったとしても、相手には不便をかけることになりますので、心からの謝罪が必要です。
「急な用事ができてしまい、本当に申し訳ありません」
「体調を崩してしまって、残念ですが今回は参加できません…本当にごめんなさい」
このように表現すると、相手にもあなたの誠意が伝わり、できるだけ印象を悪くしないようにすることができます。
しかし、
「急に用事ができて、今回は無理だね」
「体調が悪いから、約束はキャンセルね」
といった軽い言葉遣いで謝罪を怠ったり、気にしていない様子で伝えると、相手に非常に悪い印象を与えてしまいます。
無神経な態度は、二人の関係にひびを入れることにもなりかねませんので、注意が必要です。
早めのキャンセル通知が重要な理由
多くの人が日々さまざまな予定を立てており、約束の日が近づくにつれて、その予定に対する期待が高まります。そのため、約束の日が間近になると、
「楽しみにしていたのに」
「明日なのに、どうして？」
「もっと早く言ってくれれば、他の予定を立てられたのに」
といった反応が出やすく、相手の失望や不満が増すことが一般的です。
特に、約束の直前、例えば前日にキャンセルすると、「ドタキャン」とみなされ、与える印象が非常に悪くなります。
そのため、キャンセルを決めたら、できるだけ速やかに伝えることが非常に大切です。自分から誘った後でのキャンセルは特に勇気が必要ですが、先延ばしにするほど状況は悪化します。
決断したら、迅速に通知するのが最も適切な方法です。
キャンセル後のフォローが重要な理由
自分から誘いをかけた後にキャンセルせざるを得なくなった場合、その後の対応が非常に重要です。
例えば、
「別の日に予定を変更しませんか？次は必ず時間を作りますね」
「次回はお詫びとして何かごちそうさせてください」
といった積極的な代案を提案することが効果的です。
このようなフォローをどのように行うかによって、キャンセルが相手に与える影響やその後の感情に大きく関わってきます。もし将来もその相手と良好な関係を維持したい場合は、キャンセルした時の適切なフォローが不可欠です。
まとめ
自分から誘った予定をキャンセルするのはためらわれる行為ですが、避けられない事情でキャンセルが必要な場合もあります。
この記事で紹介したキャンセル時のポイントを覚えておき、できるだけスムーズに、そして相手に不快感を与えないように伝えることを心がけましょう。
